Der Kölner Gymnasial- und Stiftungsfonds ist eine erfahrene Stiftungsverwaltung für Bildungsstiftungen. Seit über 200 Jahren fördert der Stiftungsfonds die Bildung junger Menschen. Er verwaltet das Stiftungsvermögen von 290 Stiftungen privater Herkunft sowie traditionsreiches Schulvermögen. Aus den Erträgen dieses Stiftungs- und Schulvermögens werden vielfältige Förderprogramme finanziert.
Anforderungen
- Zentrales und standardisiertes Erfassen und Bearbeiten sämtlicher Informationen zu Adressen, Projekten, Dokumenten und Zahlungen in einer Datenbank
- Kaufmännische Budgetkontrolle auf der Ebene Stiftung-Fonds-Projekt
- Realitätsgetreues Abbilden von fachlichen Zusammenhängen durch das Verknüpfen der Datenbestände
- Verwaltungsfunktionen für die Abwicklung von rechtlich unselbständigen Stiftungsfonds
- Integrierte Schnittstelle zur DATEV Buchhaltungssoftware
- Online Portale für die Ausschreibungen der Förderprogramme und Bewerbungsverfahren
Nutzen und Vorteile
- Personenunabhängige Verfügbarkeit des gesamten und aktualisierten Datenbestands auf Basis eines strukturierten Rechtekonzepts
- Adressen, Förderprojekte und Stipendien für alle Mitarbeiter auf einen Blick einsehbar
- Personalisierung der Arbeitsplätze durch die Möglichkeiten eines individuellen Navigators und Cockpits
- Zeitersparnis in der Erfassung und Aktualisierung von Datenbeständen
- Flexible Anpassungsmöglichkeiten im laufenden Prozess, um auch den zukünftigen Ansprüchen gerecht zu werden
- Ablösung aller technischen Insellösungen und Einsatz moderner Standardsoftware
- Hohe Mitarbeiterakzeptanz aufgrund einer intuitiven Benutzeroberfläche
- Angenehme Zugriffsmöglichkeiten und hohe Aussagefähigkeit über die relevanten Informationen durch die Anbindung aller mobilen Geräte
Fazit
Thomas Erdle, Geschäftsführer
"Mit der Einführung von CAS Maecenas haben wir die vielschichtigen Tätigkeits- und Projektbereiche unserer Stiftung in einem zentralen Datenbanksystem verarbeitet und archiviert. Wir denken und handeln nur noch in Beziehungen und Verknüpfungen, auf der Basis einer gemeinsamen Dokumentenbearbeitung, ohne kontraproduktive Duplizierungen. Die dadurch gewonnene Transparenz und Klarheit der Strukturen und Prozesse unserer Stiftung, haben erhebliche Freiräume für neue inhaltliche Arbeit geschaffen. Dadurch können wir entsprechende Wachstumspotentiale nutzen und die Professionalisierung unserer Arbeit weiter voranbringen."