NRW-Stiftung: So gelingt die Stiftungsarbeit im Homeoffice und mobil

Ob Antragswesen, Projektmanagement oder Gremienarbeit – innerhalb kürzester Zeit verlagerte die NRW-Stiftung gleich zu Beginn der Pandemie die Stiftungsarbeit ins Homeoffice. Damit die Mitarbeiter ortsunabhängig ihre Projekte weiterhin betreuen konnten, kam es insbesondere auch auf die digitale Zusammenarbeit und Infrastruktur an.

Schnelle Umstellung dank CAS Maecenas
Zu den Voraussetzungen für die Arbeit im Mobile Office gehören digitalisierte Arbeitsabläufe und eine zentrale Datenhaltung. Beides ist Teil der Stiftungslösung CAS Maecenas. Diese wurde bereits 2019 eingeführt und ist seither im täglichen Einsatz.

Als Beratungs- und Einführungspartner wurde die VPC Gesellschaft für Organisationsberatung mbH aus Hamburg beauftragt. „Die Einführung der spezifischen Konfiguration der Branchenlösung für Stiftungen CAS Maecenas durch das Team der VPC GmbH hat uns im Rahmen unserer Digitalisierungsstrategie 2020 erhebliche Mehrwerte und Qualitätsverbesserungen in den operativen und technischen Abläufen ermöglicht. Die Branchenlösung für Stiftungen (CAS Maecenas) hat unser Kerngeschäft nochmals vereinfacht und durch die Best-Practices neue Standards gesetzt“, berichtet Werner Stulier, stellvertretender Geschäftsführer der NRW-Stiftung.

Voraussetzungen fürs Homeoffice
Ganz konkret nutzen die Mitarbeiter CAS Maecenas für die Antrags- und Projektverwaltung, die Flächen- und Gebäudeverwaltung sowie die zentrale Vertragsverwaltung. Hinzu kommen der Einsatz einer Finanzbuchhaltung und das operative Controlling in einer hochintegrierten Anwendungslandschaft. Auch die Gremienarbeit wurde in diesem Prozess digitalisiert, wodurch die Sitzungen seither immer hybrid durchgeführt werden.

Sicher in die Zukunft mit der Stiftungscloud
Im Rahmen des Einführungsprojekts für die Stiftungslösung wurde zudem ein technischer „Umzug“ in eine in Deutschland gehostete, private Stiftungscloud für die NRW-Stiftung durchgeführt. In Kombination mit der Stiftungscloud kann die Zusammenarbeit abteilungsübergreifend und mit Projektpartner einfach und digital gewährleistet werden. „Durch die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Team von Herrn Beckmann (VPC)  wurde die Einführung auch für jeden Mitarbeiter ein Prozess der persönlichen Weiterentwicklung. Wir sind nun für neue Formen der internen und externen Zusammenarbeit sehr gut aufgestellt und fit für die Zukunft! Ich bin froh dieses Projekt gewagt zu haben und kann mich dafür bei allen Beteiligten nur sehr herzlich bedanken“, freut sich Stulier.

Über die NRW-Stiftung
Die Nordrhein-Westfalen-Stiftung wurde 1986 von der Landesregierung zum 40. Geburtstag des Landes gegründet und hilft seitdem gemeinnützigen Vereinen, Verbänden und ehrenamtlich arbeitenden Gruppen, die sich in NRW für den Naturschutz und die Heimat- und Kulturpflege einsetzen. Die Stiftung leistet Öffentlichkeitsarbeit für den Naturschutz, den Denkmalschutz, die Kulturpflege und das Landesbewusstsein. Sie soll die Bereitschaft von Bürgern und Gruppen zur Mitarbeit an dieser Aufgabe wecken und fördern.

Weitere Infos:
www.nrw-stiftung.de